Por que usar software de planificación

Cada proyec­to debe comen­zar con un plan, pero no todos los Project Man­agers aprovechan un soft­ware de plan­i­fi­cación, depen­di­en­do  prin­ci­pal­mente de hojas de cál­cu­lo man­uales y extrac­tos de datos. El resul­ta­do es de gran alcance, incluyen­do una colab­o­ración lim­i­ta­da entre equipos, cuel­los de botel­la y una mala uti­lización de los recursos

Invest­ment sce­nar­ios in plan­ning soft­ware pro­vide an inter­ac­tive ‘what-if’ envi­ron­ment to shift and realign resources, fund­ing, and timeframe.

La plan­i­fi­cación va más allá de los proyec­tos indi­vid­uales, incluye la plan­i­fi­cación financiera, la plan­i­fi­cación estratég­i­ca, la plan­i­fi­cación de la capaci­dad y mucho más en todas las carteras y la empresa.

La plan­i­fi­cación es fun­da­men­tal para estable­cer obje­tivos y metas a lo largo del camino a seguir, pero puede requerir mucha mano de obra y aún así dar lugar a ideas cues­tion­ables. Para facil­i­tar la plan­i­fi­cación y mejo­rar la fia­bil­i­dad, las orga­ni­za­ciones líderes uti­lizan un soft­ware de plan­i­fi­cación que autom­a­ti­za, inte­gra, anal­iza y pre­sen­ta datos procesables para que los líderes puedan tomar deci­siones basadas en datos con confianza

¿Qué es el software de planificación?

El soft­ware de plan­i­fi­cación puede ser una poderosa her­ramien­ta para orga­ni­zar proyec­tos y recur­sos en fas­es y tar­eas con pla­zos alcan­z­ables, todo en un solo lugar. En lugar de alternar entre sis­temas y extraer datos man­ual­mente, puede inte­grar el soft­ware en los sis­temas empre­sar­i­ales exis­tentes para autom­a­ti­zar el flu­jo de datos y la inteligen­cia empre­sar­i­al (BI).

Las orga­ni­za­ciones con­fían en los datos den­tro del soft­ware de plan­i­fi­cación para infor­mar las deci­siones durante las reuniones de planificación.

Iden­ti­fy poten­tial road­blocks cre­at­ed by invest­ment depen­den­cies with plan­ning software.

Diferentes tipos de software de planificación

Plan­i­fi­cación anual

La plan­i­fi­cación anu­al reúne planes estratégi­cos y oper­a­tivos que describen metas, obje­tivos, activi­dades y roles especí­fi­cos para pro­gra­mas par­tic­u­lares den­tro de un pla­zo especí­fi­co (nor­mal­mente un año). Los líderes se cen­tran en:

• Tomar deci­siones sobre qué con­jun­to de pro­gra­mas finan­ciar en el próx­i­mo año
• Usar la plan­i­fi­cación de inver­siones y capaci­dades para clasi­ficar, pri­orizar y tomar deci­siones de com­pen­sación den­tro de los pre­supuestos del programa
• Estable­cer pre­supuestos en todos los programas
• Eval­u­ar la capaci­dad de recur­sos nece­saria para pro­gra­mas y proyectos

El prob­le­ma con la plan­i­fi­cación anu­al es que es rígi­da y hace que sea un desafío ten­er la agili­dad nece­saria para adap­tarse al cam­bio o las interrupciones.

Plan­i­fi­cación continua

Enfoque con­tin­uo de la plan­i­fi­cación que per­mite a las empre­sas adap­tar el plan en fun­ción del cam­bio, la retroal­i­mentación y las influ­en­cias actuales. Con una plan­i­fi­cación con­tin­ua, las orga­ni­za­ciones pueden lograr agili­dad y son más capaces de:

• Estable­cer, pri­orizar y revis­ar estrategias
• Analizar y pri­orizar la deman­da actual
• Eval­u­ar la capaci­dad de recur­sos y los presupuestos
• Pri­orizar, asig­nar y trans­ferir inver­siones para equi­li­brar los recursos
• Colab­o­rar con las partes interesadas

Desafor­tu­nada­mente, las hojas de cál­cu­lo estáti­cas e inflex­i­bles se descom­po­nen al inten­tar una plan­i­fi­cación con­tin­ua y no se adap­tan a medi­da que evolu­cio­nan los planes. Son uni­di­men­sion­ales y no ofre­cen una for­ma autom­a­ti­za­da de eval­u­ar los esce­nar­ios para el análi­sis. Las mejores alter­na­ti­vas de soft­ware de plan­i­fi­cación ofre­cen capaci­dades espe­cial­mente dis­eñadas, como la plan­i­fi­cación de esce­nar­ios y el análi­sis hipotéti­co que le per­miten ver las opor­tu­nidades y eval­u­ar todos los ángu­los para max­i­mizar mejor su pro­ce­so de planificación.

Plan­i­fi­cación de proyectos

La plan­i­fi­cación del proyec­to define el alcance, los ries­gos y los recur­sos que se nece­si­tarán para entre­gar un proyec­to (per­sonas, tec­nología, dólares, tiem­po). Incluye una estruc­tura de des­glose del tra­ba­jo, seguimien­to de proyec­tos, informes, gestión de recur­sos y plan­i­fi­cación de la capacidad.

El soft­ware de plan­i­fi­cación de proyec­tos debería ayu­dar a su orga­ni­zación a adop­tar nuevas for­mas de tra­ba­jo a medi­da que alin­ea los obje­tivos estratégi­cos con los resul­ta­dos, con menos énfa­sis en la metodología medi­ante la cual se eje­cu­ta el trabajo.

El soft­ware de plan­i­fi­cación de proyec­tos debería sim­pli­ficar la plan­i­fi­cación de proyec­tos, recur­sos y capacidad.

Algu­nas car­ac­terís­ti­cas clave a con­sid­er­ar son:

• Her­ramien­tas de dia­gra­ma de Gantt
• Her­ramien­tas de colab­o­ración con partes intere­sadas y equipos
• Her­ramien­tas de plan­i­fi­cación de recur­sos y capacidades
• Gestión del flu­jo de tra­ba­jo con Kan­ban u otros tableros de tareas
• Gestión de requisitos
• Con­struc­tor de horarios
• Her­ramien­tas de análi­sis e informes
• Gestión pre­supues­taria y plan­i­fi­cación de la financiación
• Inter­cam­bio de archivos e inte­gra­ciones con solu­ciones de gestión de documentos

Plan­i­fi­cación de carteras

El soft­ware de plan­i­fi­cación de carteras tiene una visión más amplia, pri­or­izan­do los proyec­tos basa­dos en lo que más impor­ta para lograr resul­ta­dos com­er­ciales que impulsen el val­or más rápi­do. Al ver la cartera como una suma de sus partes frente a proyec­tos indi­vid­uales, puede ajus­tar ráp­i­da­mente la finan­ciación a medi­da que cam­bian las pri­or­i­dades para ofre­cer pro­duc­tos, ser­vi­cios y expe­ri­en­cias ben­efi­ciosas para los clientes de man­era más consistente.

Las deci­siones de finan­ciación aho­ra se con­cen­tran en pro­gra­mas, épi­cas o flu­jos de val­or. El soft­ware de plan­i­fi­cación ayu­da a los usuar­ios a iden­ti­ficar pro­gra­mas con el may­or val­or poten­cial para que pue­da pri­orizar la capaci­dad de recur­sos y las may­ores inver­siones en fun­ción de su medi­da de rendimien­to. Del mis­mo modo, cuan­do se pro­ducen cam­bios e inter­rup­ciones, ayu­da a crear y com­parar esce­nar­ios alter­na­tivos para com­pren­der las com­pen­sa­ciones y lim­ita­ciones que podrían afec­tar los ajustes en el plan.

A medi­da que avan­za la agili­dad de su orga­ni­zación para hac­er más, más rápi­do, los equipos inevitable­mente se orga­ni­zarán en torno a los pro­duc­tos inter­nos. Esto cam­bia el enfoque de la cartera para que la finan­ciación esté dirigi­da a pro­duc­tos, apli­ca­ciones o capacidades.

Las car­ac­terís­ti­cas clave de plan­i­fi­cación de carteras a con­sid­er­ar son:

• Pri­or­ización, plan­i­fi­cación y gestión de programas
• Plan­i­fi­cación y análi­sis de carteras
• Plan­i­fi­cación financiera y de capital
• Plan­i­fi­cación de inver­siones y capacidades
• Her­ramien­tas de gestión de la demanda
• Análi­sis pre­dic­ti­vo de cartera
• Plan­i­fi­cación de esce­nar­ios “qué pasara si”
• Roadmap­ping estratégico
• Gestión de dependencias
• Pla­zos y financieros de arri­ba hacia aba­jo, ajusta­bles en fun­ción del pro­gre­so ascen­dente y las previsiones
• Pan­e­les ejec­u­tivos con visu­al­iza­ciones y análi­sis interactivos

No impor­ta qué pro­duc­to eli­ja, debería pro­por­cionar acce­si­bil­i­dad en tiem­po real, basa­da en la nube, fácil de usar y capaz de inte­grarse per­fec­ta­mente con otros sis­temas empre­sar­i­ales. Debe facil­i­tar la colab­o­ración de las partes intere­sadas como fuente con­fi­able para toda la infor­ma­ción de pro­gra­mas, carteras y proyectos

¿Cuáles son los beneficios del software de planificación?

El soft­ware de plan­i­fi­cación es la base para una toma de deci­siones sól­i­da. Los líderes nece­si­tan saber cuál es su pre­supuesto, a niv­el de estrate­gia o de pro­gra­ma. Difer­entes tipos de informes pro­por­cio­nan vis­tas úni­cas de lo que cada usuario encuen­tra valioso.

Línea ejec­u­ti­va de sitio y visibilidad

Los ejec­u­tivos y las partes intere­sadas nece­si­tan infor­ma­ción sobre las rela­ciones entre la estrate­gia com­er­cial, las carteras, los proyec­tos y los recur­sos para infor­mar las deci­siones que hacen avan­zar el nego­cio, espe­cial­mente en tiem­pos de cambio.

Plan­ning soft­ware visu­al­izes deci­sion cri­te­ria for invest­ment prioritization.

Ele­men­tos nece­sar­ios para tomar deci­siones de inver­sión y entrega

Todas las partes intere­sadas nece­si­tan acce­so a la infor­ma­ción requeri­da para plan­i­ficar con­tin­u­a­mente, ofre­cer resul­ta­dos que con­tribuyan a la rentabil­i­dad e impulsen el éxi­to estratégi­co. Los análi­sis exhaus­tivos con pan­e­les e informes per­son­al­iz­ables pro­por­cio­nan vis­i­bil­i­dad en tiem­po real, lo que siem­pre admite una mejor toma de decisiones.

Los informes inte­gra­dos en el soft­ware de plan­i­fi­cación pro­por­cio­nan a los ejec­u­tivos una visión del esta­do actu­al de la cartera. Los ger­entes de proyec­tos pueden des­cubrir ten­den­cias y val­ores atípi­cos a medi­da que explo­ran pro­gra­mas basa­dos en datos. Los ger­entes de proyec­tos pueden cen­trarse en el esta­do diario del proyec­to, y los ger­entes de recur­sos pueden ver en qué está tra­ba­jan­do su gente para aumen­tar la utilización.

Tipos de informes y fun­ciones a buscar:

• Informescon­fig­urables que uti­lizan her­ramien­tas como Microsoft Pow­er BI y Excel
• Análi­sis lis­tos para usar: ofrece acce­so inmedi­a­to a informes de mejores prác­ti­cas alta­mente configurables
• La opinión del ger­ente de cartera: ofrece una visión ráp­i­da del esta­do y la salud de cualquier cartera
• Actu­al­i­dad del proyec­to ver­sus plan: pro­por­ciona una instan­tánea del rendimien­to del proyecto
• Tablas pre­definidas: acel­er­ar la gen­eración de informes uti­lizan­do tablas comunes y están­dar de plan­i­fi­cación y presupuesto
• Tablas per­son­al­izadas: especi­fique métri­c­as, fil­tros y estruc­tura para adap­tarse al caso de uso comercial
• Tablas y grá­fi­cos con­fig­urables: cree visu­al­iza­ciones de datos para iden­ti­ficar ráp­i­da­mente ten­den­cias, patrones y val­ores atípicos

Iden­ti­fi­cación y eval­u­ación de riesgos

Uno de los aspec­tos más ben­efi­ciosos del soft­ware de plan­i­fi­cación es la capaci­dad de iden­ti­ficar ries­gos y eval­u­ar su impacto en los recur­sos. La capaci­dad de ver clara­mente las depen­den­cias y mod­e­lar esce­nar­ios hipotéti­cos puede ahor­rar­le tiem­po y dinero sig­ni­fica­tivos, ayudán­dole a matar proyec­tos antes, cam­biar estrate­gias o pri­or­i­dades de inver­sión más rápi­do, tomar deci­siones de com­pen­sación más sabi­as y plan­i­ficar con may­or pre­cisión para el futuro.

Cuan­do puede pri­orizar las ini­cia­ti­vas tec­nológ­i­cas basadas en un sis­tema de pun­tuación estandariza­do, puede iden­ti­ficar y pri­orizar proyec­tos de bajo ries­go y alta rec­om­pen­sa de man­era más efec­ti­va. El soft­ware de plan­i­fi­cación puede ayu­dar a su orga­ni­zación a cen­trarse en los esfuer­zos cor­rec­tos a medi­da que plan­i­fi­ca y eje­cu­ta proyec­tos para lograr ini­cia­ti­vas estratégicas.

Cuándo usar el software de planificación

El soft­ware de plan­i­fi­cación es esen­cial para ges­tionar la deman­da, pero no toda la deman­da está den­tro de la cartera. La deman­da fuera de cartera a menudo causa la inter­rup­ción más sig­ni­fica­ti­va del plan estratégi­co, en par­tic­u­lar para las orga­ni­za­ciones que depen­den de la plan­i­fi­cación anu­al. El soft­ware de plan­i­fi­cación es ide­al en ambos esce­nar­ios y le permite:

• Crear esce­nar­ios para sope­sar las com­pen­sa­ciones y los impactos al tomar decisiones
• Crea un pro­ce­so fácil mien­tras ase­guras que toda la deman­da esté representada
• Com­pren­der la can­ti­dad total de tra­ba­jo que no se está exam­i­nan­do, inclu­so si la inver­sión no nece­si­ta aprobación
• Cen­trarse en el pequeño número de inver­siones cues­tion­ables en lugar de ver todas y cada una de las inver­siones (poten­cial­mente cientos)
• Crea difer­entes pro­ce­sos para difer­entes tipos de trabajo

Plan­ning soft­ware helps iden­ti­fy overuti­lized resources and trade-off deci­sions need­ed for bal­anc­ing capac­i­ty and demand.

Conclusión

La plan­i­fi­cación es una fase críti­ca de cualquier estrate­gia y las orga­ni­za­ciones nece­si­tan una for­ma efi­ciente de empoder­ar a los tomadores de deci­siones de toda la empre­sa con datos con­fi­ables. Los sis­temas desconec­ta­dos y las hojas de cál­cu­lo man­uales tienen lim­ita­ciones inher­entes que des­perdi­cian recur­sos, atrofi­an la colab­o­ración, impi­den la entre­ga e inhiben el poten­cial de crecimiento.

Den­tro de la plan­i­fi­cación mod­er­na de carteras esta la plan­i­fi­cación financiera, la plan­i­fi­cación anu­al, la plan­i­fi­cación estratég­i­ca, la plan­i­fi­cación de la capaci­dad y más. Sus esfuer­zos de plan­i­fi­cación actuales pueden ser abru­madores y tediosos, espe­cial­mente si con­fía en hojas de cál­cu­lo y sis­temas desconec­ta­dos. Con el soft­ware de plan­i­fi­cación ade­cua­do conec­ta­do a la eje­cu­ción del tra­ba­jo, puede obten­er una ima­gen com­ple­ta del pro­gre­so real, los resul­ta­dos y la entre­ga en com­para­ción con el plan. Su orga­ni­zación puede estar más orga­ni­za­da y acel­er­ar la com­pren­sión de las pri­or­i­dades, ries­gos y oportunidades.

El obje­ti­vo final del soft­ware de plan­i­fi­cación no es agre­gar otra pieza de tec­nología a su pila. En su lugar, es para ayu­dar a su orga­ni­zación a conec­tar los pun­tos a través de la estrate­gia con la entre­ga y crear de man­era efec­ti­va planes vivos y dinámi­cos que se adapten al cambio.

Fuente y artic­u­lo orig­i­nal : Blog Plan­view