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Project Port­fo­lio Man­age­ment • Plan­view Enter­prise One

LA IMPORTANCIA CONTAR CON LA INFORMACIÓN A MANO

EFE Trenes de Chile es respon­s­able del trans­porte de pasajeros y car­ga, con pres­en­cia en 10 regiones. Medi­ante un plan de inver­siones de 5 mil 500 mil­lones de dólares al año 2027, lle­gará a más de 150 mil­lones de pasajeros con 14 ser­vi­cios y una cober­tu­ra de más de mil kilómetros.

“Hoy podemos mostrar al direc­to­rio o la geren­cia gen­er­al nues­tra gestión a través de la her­ramien­ta, lo que antes era imposi­ble. Hoy con­ta­mos con toda la infor­ma­ción car­ga­da y actualizada.”

-Felipe Huidobro, Subgerente de Planificación y Control, EFE

Desafío

Desafio: Infor­ma­ción de proyec­tos incom­ple­ta y repartida

EFE mane­ja un impor­tante número de proyec­tos de man­era para­lela. En algunos casos la geren­cia de proyec­tos no eje­cu­ta direc­ta­mente la obra, sino que la sub­con­tratan a otras empre­sas, pero aun así tienen que ten­er el con­trol de los proyectos. 

Has­ta hace algunos meses cada Jefe de Proyec­to tenía un Excel con la plan­i­fi­cación pre­supues­taria, en cada com­puta­dor esta­ba la doc­u­mentación – si es que esta­ba. Tam­poco había con­trol del avance físi­co de los proyec­tos, ni de su crono­gra­ma. Para hac­er un reporte de avance, o una plan­i­fi­cación de gas­tos podían pasar días bus­can­do la información. 

  • Por esta razón los requer­im­ien­tos de EFE incluían:
  • Con­tro­lar todos los aspec­tos de un proyec­to, como la plan­i­fi­cación, el avance físi­co, esta­do financiero y la gestión documental
  • Con­tar con toda la infor­ma­ción de man­era efi­ciente y centralizada. 
  • Nece­sita­ban una her­ramien­ta que no requiriese de tan­ta inver­sión en tiem­po de capac­itación, ni de imple­mentación, pero que además tuviese flexibilidad.

Solución

EFE adju­dicó a Ini­tia­ti­va la asesoría e imple­mentación de la solu­ción Plan­view Enter­prise, soft­ware rankea­do como líder glob­al en gestión de recur­sos y proyectos. 

Cumplien­do con las expec­ta­ti­vas del cliente y según crono­gra­ma, la imple­mentación, car­ga de archivos y capac­itación se realizaron en un tiem­po muy aco­ta­do, respon­di­en­do además a todos los req­ui­si­tos téc­ni­cos que EFE bus­ca­ba: dar seguimien­to a todos los proyec­tos, a su plan­i­fi­cación financiera, con­trol de con­tratos, gestión documental.

Hoy la solu­ción da com­ple­ta vis­i­bil­i­dad de los proyec­tos, sus gas­tos reales, sus avances, cen­tral­izan­do toda la infor­ma­ción en un sólo lugar, lo que hace más efi­ciente la búsque­da, colab­o­ración y reporte entre equipos, sobre todo cuan­do otras áreas solic­i­tan doc­u­mentación, como con­traloría inter­na o el directorio.

Beneficios

  • Vis­i­bil­i­dad: de todos los proyec­tos en un solo lugar, con sus planes financieros, gas­tos reales, contratos. 
  • Cen­tral­ización: toda la infor­ma­ción está car­ga­da en el gestor doc­u­men­tal, por lo tan­to ya no se pierde tiem­po bus­can­do en dis­tin­tos equipos.
  • Auto­gestión: no es nece­sario que otras áreas vayan a solic­i­tar infor­ma­ción, ya que ellas mis­mas pueden acced­er a ella. Esto da agili­dad y flex­i­bil­i­dad a la empresa