El mes pasa­do una adver­ten­cia fue emi­ti­da de Sir Cary Coop­er, pro­fe­sor británi­co y asesor del gob­ier­no for­mal, que la com­pro­bación de correo elec­tróni­co obsesi­vo está per­ju­di­can­do la salud y la pro­duc­tivi­dad del per­son­al. No sor­prende mucho que el correo elec­tróni­co está tenien­do este efec­to sobre los trabajadores.

¿Cuán­tos men­sajes de correo elec­tróni­co se puede con­seguir todas las semanas?
¿Qué por­centa­je de los que tienen que ser respon­di­das con pron­ti­tud y dis­traerte de tar­eas especí­fi­cas que está trabajando?

Prob­a­ble­mente más de lo salud­able. Lo que es pre­ocu­pante es que esto no es un prob­le­ma ais­la­do de una parte del mun­do — en todo el mun­do hay per­sonas que son inca­paces de con­cen­trarse en sus tar­eas debido a la abun­dan­cia de men­sajes de correo elec­tróni­co que obstruyen su ban­de­ja de entrada.

Hace poco asistí a una mesa redon­da orga­ni­za­da por la revista Proyec­to y era evi­dente que el correo elec­tróni­co todavía lle­va la batu­ta a la hora de colab­o­rar en equipo. No sólo esto, ¿sabía ust­ed que el 67% de los direc­tores de proyec­tos todavía respon­der a men­sajes de correo elec­tróni­co fuera de las horas de trabajo?
Email no sólo está afectan­do el tra­ba­jo en la ofic­i­na, sino que tam­bién está afectan­do el equi­lib­rio entre tra­ba­jo y vida.

Según nues­tra inves­ti­gación Teoría del Caos, for­mas ine­fi­cientes de tra­ba­jo están costan­do a los ger­entes de 20 días lab­orables al año. Una pro­por­ción sig­ni­fica­ti­va de que el tiem­po es prob­a­ble­mente pasó respon­di­en­do a men­sajes de correo elec­tróni­co que podría haber sido abor­da­dos a través de otra for­ma de comunicación.

La bue­na noti­cia es que las empre­sas están tratan­do de reducir el uso de correo elec­tróni­co para hac­er frente a for­mas ine­fi­cientes de tra­ba­jo. Fer­rari, por ejem­p­lo, ya ha anun­ci­a­do que esta­ba medi­das drás­ti­cas con­tra el correo elec­tróni­co para alen­tar al per­son­al a hablar entre sí.

Aunque más tiem­po cara a cara pue­da reducir la necesi­dad de corre­os elec­tróni­cos, no va a resolver el reto de la pro­duc­tivi­dad. El correo elec­tróni­co no es el ver­dadero prob­le­ma aquí, pero más aún la for­ma en que se está uti­lizan­do (y abusado).
Es fácil caer a alguien un correo elec­tróni­co a sim­ple­mente pre­gun­tar algo sobre cómo un doc­u­men­to está pro­gre­san­do, o que está tra­ba­jan­do en lo que, etc, pero este tipo de corre­os elec­tróni­cos ter­mi­nan de llenar las ban­de­jas de entra­da de cada uno de los obje­tos innecesarios.

Hay una mejor man­era de hac­er un seguimien­to de los proyec­tos y su pro­gre­so; her­ramien­tas de colab­o­ración en línea. Ellos per­miten a los equipos para com­par­tir y edi­tar doc­u­men­tos, ger­entes para asig­nar tar­eas a las per­sonas y el pro­gre­so para ser actu­al­iza­dos den­tro del pro­gra­ma, y ​​sin visión de correo elec­tróni­co y con total transparencia.

Las orga­ni­za­ciones nece­si­tan hablar con sus emplea­d­os e inver­tir el tiem­po para encon­trar difer­entes her­ramien­tas que reduz­can la can­ti­dad de men­sajes que van y vienen, mien­tras mejo­ra la pro­duc­tivi­dad. Recuerde que la facil­i­dad de uso es esen­cial a la hora de selec­cionar esta tec­nología. Si la gente no se siente cómo­do usan­do las her­ramien­tas que han puesto en su lugar, es prob­a­ble que empezar a uti­lizar las apli­ca­ciones y el soft­ware de su elec­ción, y si ust­ed no tiene las políti­cas de vis­i­bil­i­dad y seguri­dad en el lugar, que podrían ter­mi­nar tratar con ‘Shad­ow IT’. domain name search tools . El tér­mi­no se ha con­ver­tido en un lugar común en las orga­ni­za­ciones y se refiere a los sis­temas de TI y solu­ciones que se uti­lizan al inte­ri­or de las empre­sas sin aprobación o con­cien­cia explícita.

Creemos que la tec­nología es un facil­i­ta­dor en la colab­o­ración, pero no deben ser imple­men­ta­dos para el bien de la tec­nología. Tiene que ser una solu­ción a un prob­le­ma, no un reem­pla­zo para los equipos a hablar el uno al otro — una comu­ni­cación abier­ta sigue sien­do clave. Si sus emplea­d­os están encon­tran­do que el correo elec­tróni­co está per­ju­di­can­do a su pro­duc­tivi­dad, entonces es el momen­to de bus­car su solución.

 

Artic­u­lo Orig­i­nal: “Are emails dam­ag­ing your Pro­duc­tiv­i­ty?” Pro­ject­place BLOG