Kanban : Empower your teams with visual project management

Kan­ban es una metodología de gestión de flu­jo de tra­ba­jo Lean que pro­por­ciona vis­i­bil­i­dad y enfoque a los equipos y orga­ni­za­ciones con el fin de max­i­mizar el val­or para el cliente.

Introducción a Kanban

Kan­ban  se orig­i­na en la pal­abra japone­sa para “señal visu­al” o “tar­je­ta”. Toy­ota lo uti­lizó por primera vez en la déca­da de 1940 para señalar los pasos en el pro­ce­so de pro­duc­ción. Aho­ra, los ele­men­tos esen­ciales de Kan­ban se uti­lizan ampli­a­mente entre los equipos Lean no solo para la tec­nología y la fab­ri­cación, sino tam­bién para el tra­ba­jo del conocimiento.

La metodología uti­liza tableros físi­cos o dig­i­tales para rep­re­sen­tar el pro­ce­so úni­co de un equipo u orga­ni­zación. Los ele­men­tos esen­ciales de un tablero Kan­ban son los siguientes:

• Los ele­men­tos de tra­ba­jo están rep­re­sen­ta­dos por tar­je­tas en el tablero, sim­i­lar a una nota adhesiva.
• Cada paso del pro­ce­so está rep­re­sen­ta­do por un car­ril o colum­na ver­ti­cal. El eti­que­ta­do de las colum­nas puede ser tan sim­ple como “Tar­eas pen­di­entes, pen­di­entes y lis­to”, o puede ser más especí­fi­co de acuer­do con su proceso.
• Luego, las tar­je­tas se mueven de izquier­da a derecha a través del tablero para mostrar dónde se encuen­tra cada ele­men­to de tra­ba­jo en el proceso.

Al pro­por­cionar vis­i­bil­i­dad com­par­ti­da, Kan­ban per­mite a los equipos con­cen­trarse y colab­o­rar de man­era más efectiva. 

Tarjetas y tableros Kanban

Cada tablero Kan­ban refle­ja algu­na ver­sión de este flu­jo de tra­ba­jo bási­co: Tar­eas pen­di­entes > pen­di­entes > listo

El primer paso para prac­ticar Kan­ban es per­son­alizar su tablero con su pro­ce­sos úni­co. A con­tin­uación, se mues­tran algunos ejem­p­los de difer­entes tableros Kan­ban para un equipo de mar­ket­ing, un equipo de opera­ciones de TI y un depar­ta­men­to de gestión de personas.

Mar­ket­ing: Back­log> Plan­i­fi­cación / Inves­ti­gación> Prue­bas> Imple­mentación> Análi­sis> Listo

Opera­ciones de TI: Solic­i­tudes entrantes> Lis­to> En vue­lo> Entregado

Gestión de Per­sonas:  Para hac­er> Plan­i­fi­cación> En mar­cha> Revisión> Listo

Entonces, quer­rá com­ple­tar su tablero con tar­je­tas. Las tar­je­tas Kan­ban rep­re­sen­tan tar­eas y sir­ven como recorda­to­rios visuales de lo que debe hac­erse, que puede mover físi­ca­mente a través de su pro­ce­so a medi­da que avanza.

1. Visualizar el trabajo

Para visu­alizar el tra­ba­jo, un equipo primero debe trazar su flu­jo de tra­ba­jo y dividir­lo en sus eta­pas cen­trales. Luego, cada car­ril en un tablero Kan­ban se con­figu­ra para que coin­ci­da con esas eta­pas o transferencias.

A medi­da que se ini­cian los ele­men­tos de tra­ba­jo, se con­vierten en tar­je­tas y se colo­can en el car­ril apropi­a­do. Al hac­er vis­i­ble el flu­jo de tra­ba­jo de esta man­era, los equipos pueden obser­var el flu­jo de tra­ba­jo, así como quién está tra­ba­jan­do en qué.

Esta vis­i­bil­i­dad por sí sola con­duce a una may­or comu­ni­cación y colab­o­ración entre los miem­bros del equipo. Además, los equipos y los ger­entes pueden iden­ti­ficar fácil­mente los cuel­los de botel­la y las colas que pueden ralen­ti­zar el pro­ce­so o impedir que el equipo tra­ba­je de la man­era más efi­ciente posible.

2. Limite el trabajo en progreso

Uno de los ben­efi­cios de una may­or vis­i­bil­i­dad, como se dis­cu­tió ante­ri­or­mente, es ten­er una vista com­par­ti­da del tra­ba­jo en pro­gre­so. Cuan­do los equipos tienen demasi­a­dos ele­men­tos en la colum­na Tra­ba­jo en pro­ce­so (WIP), puede provo­car un cam­bio de tar­eas, lo que hace que las per­sonas pier­dan el enfoque y con­fun­dan la priorización.

Sim­ple­mente imple­men­tan­do un límite a la can­ti­dad de tra­ba­jo en pro­gre­so en un momen­to dado, puede reducir el tiem­po que le toma a un ele­men­to de tra­ba­jo moverse a través del pro­ce­so. Esto no solo puede mejo­rar la cal­i­dad del pro­duc­to final, sino que tam­bién puede ayu­dar a los equipos a ahor­rar tiem­po y recur­sos en general.

3. Centrarse en el flujo

Además de lim­i­tar el tra­ba­jo en cur­so, Kan­ban per­mite a los equipos cen­trarse en el flu­jo del pro­ce­so de una man­era más visu­al. Poder ver el pro­ce­so en acción per­mite a los equipos iden­ti­ficar ele­men­tos del pro­ce­so que pueden haber pasa­do desapercibidos sin la rep­re­sentación visual.

Por ejem­p­lo, al asig­nar cada tar­je­ta a un miem­bro del equipo, los ger­entes pueden ver quién en el equipo está tra­ba­jan­do a ple­na capaci­dad y quién podría asumir más ele­men­tos de tra­ba­jo. Otros miem­bros del equipo tam­bién pueden ver quién puede nece­si­tar ayu­da con ele­men­tos de tra­ba­jo en un momen­to dado. Tam­bién pueden ver dónde se estancan los proyec­tos en el pro­ce­so para que se puedan iden­ti­ficar las ineficiencias.

4. Mejora continua

Kan­ban ayu­da a los equipos a aumen­tar su efec­tivi­dad midi­en­do el flu­jo, la cal­i­dad, el tiem­po de entre­ga y más. Una vez medi­dos, los equipos pueden imple­men­tar cam­bios en el pro­ce­so y pre­venir prob­le­mas en el futuro. Esto con­vierte a Kan­ban en una her­ramien­ta fun­da­men­tal para la mejo­ra con­tin­ua, uno de los pilares fun­da­men­tales de la metodología Lean.